Pilotage BE / Programmes

Description

Le bureau d’études d’un leader du secteur aéronautique souhaitait sécuriser en interne le pilotage de sa performance.

L’objectif, dans le cadre d’une organisation matricielle, était de s’affirmer comme un partenaire fiable vis-à-vis de la fonction programme, capable de s’engager plus fermement sur des objectifs de coût, qualité, délais et performance…

STEP Consulting a accompagné cet industriel dans la définition et le déploiement d’un système de pilotage de la performance basé sur 3 principes :
  • Définition d’un nombre limité d’indicateurs, robustes et adaptés à l’ensemble du bureau d’études
  • Analyse systématique de la cohérence des indicateurs coût, qualité, délai
  • Mise en place d’un processus de revue systématique articulé sur deux niveaux d’organisation

Nous nous sommes focalisés sur les facteurs clés de succès liés à l’humain : l’acceptation des managers, le changement de culture … La stratégie de déploiement mise en place a permis de se concentrer sur ces aspects, au-delà des simples questions d’outils et de définition d’indicateurs.

Résultats

Le processus de revue mensuelle est opérationnel au premier niveau d’organisation (~10 Centres de compétence)

Des écarts de performance significatifs ont été identifiés dès les premières revues, donnant lieu à des actions correctives

La phase de déploiement au second niveau d’organisation a été lancée, avec une appropriation forte par les managers (~40 domaines)

Description

Le bureau d’études d’un leader du secteur aéronautique devait mener de front plusieurs programmes-phares de développement. La disponibilité des compétences au bon moment était capitale, mais le manque de visibilité sur la charge de travail et sur les ressources disponibles rendaient cette tâche difficilement réalisable. De nombreux projets tentaient localement de résoudre l’adéquation capacité / charge, avec plus ou moins de succès (local), mais sans vision globale des opportunités et des risques.

Le directeur du Contrôle de Gestion a sollicité Step Consulting. L’approche proposée a consisté à :

  • identifier les pratiques existantes, leurs points forts et leurs faiblesses, via des interviews et l’analyse des données disponibles ;
  • réaliser un benchmark auprès de 7 bureaux d’étude comparables ;
  • proposer des pistes d’amélioration, en termes d’organisation, méthodes et outils ;
  • chiffrer les enjeux en délais et en M€ sur la base de cas réels ;
  • tester les solutions préconisées sur l’exercice de prévision capacité / charge à 5 ans.

Nous étions, pour ce projet, associés à parts égales à un autre cabinet (4 consultants au total).

Résultats

Un plan d’action sur 6 mois validé par le comité de pilotage :

  • La définition de « groupes » de ressources faisant apparaître les possibilités de partage (polyvalence, mobilité) entre organisations (produit), zones géographiques et programmes ;
  • La rationalisation de la gestion des hypothèses relatives aux prévisions (politique produit, politique ressources, Make or Buy …) ;
  • La création d’une instance de pilotage dédiée à la gestion des ressources,
  • intégrée au processus de planification opérationnelle à 5 ans et ses circuits de décisions existants impliquant une équipe pluridisciplinaire : Programmes, Contrôle de gestion, RH ;
  • La mise en place d’un réseau de référents pour gérer les compétences et le staffing en transverse et de manière complémentaire au management hiérarchique ;
  • Un outil de staffing, permettant d’accroitre la transparence et la visibilité temps réel sur l’utilisation et la disponibilité des ressources.

Description

Enjeu majeur dans l’aéronautique civile, l’obtention du certificat de type pour un nouveau modèle d’avion nécessite la livraison de près de 2000 documents, soumis à des circuits de validations spécifiques.

Un constructeur aéronautique avait identifié un risque de goulet d’étranglement sur le process d’obtention du Certificat de Type par la conjonction de plusieurs facteurs :

  • Tendance à multiplier les versions de chaque document, tout en les livrant « au plus tard »
  • Planning de développement réduit par rapport aux programmes précédents, avec autant de documents à livrer, mais dans un temps plus court

STEP Consulting est intervenu en support du responsable de la certification pour :

  • Identifier et déployer des solutions pour lisser la charge de travail
  • Sécuriser le pilotage des livrables, y compris les révisions de documents
  • Optimiser la charge globale

La démarche a reposé sur une analyse détaillée des programmes précédents, ainsi que sur un implication de l’ensemble du réseau de spécialistes certification au sein du bureau d’études.

Résultats

Réalignement des plannings permettant une anticipation des livrables de certification: 60% des documents livrés avant les essais en vol, contre ~15% précédemment)

~400 révisions de documents évités par la mise en place d’une gestion pro-active des révisions, avec des règles claires sur le nombre de versions d’un même document.

Mise en place un pilotage harmonisé et réactif de l’ensemble des activités.

Description

Un leader mondial de la conception et de la construction de réacteurs nucléaires conduit un projet majeur de construction d’une unité de production de dernière génération.

L’organisation du projet a été fortement modifiée pour créer des équipes pluridisciplinaires (ingénierie, supervision de chantier, test) dédiées par ensemble fonctionnel (ex. distribution électriques, manipulation du combustible…). Les 160 systèmes de l’unité ayant été répartis entre 8 ensembles fonctionnels.

Suite à ce changement d’organisation, trois chantiers sont apparus comme critiques pour un fonctionnement rapide dans cette nouvelle configuration :

  • Pour chaque système, l’établissement de la liste des activités restant à réaliser pour atteindre la complétude des tests.
    Toutes les disciplines sont concernées (conception, approvisionnement, installation, préparation des tests, points « Qualité », validation des documents auprès des autorités,…). La mise en place de ces listes a nécessité la conception de méthodes de consolidation de listes existantes, d’investigation techniques et de normalisation des règles de gestion (granularité des activités, règles de suivi,…).
  • La nécessaire adaptation du processus de planification à la structuration par systèmes. D’une part, le planning devait être réorganisé par système, et d’autre part, une redistribution des rôles entre la planification globale et la planification “systèmes” était nécessaire.
  • La clarification des modalités de travail devant régir les interfaces de cette organisation.
    En effet, les organisations dédiées à des ensembles fonctionnels sont supportés par des fonctions transverses abritant des métiers « indivisibles » par systèmes. Il était donc essentiel de définir les normes encadrant les échanges entre ces deux blocs organisationnels.

Ces trois chantiers ont été pilotés par nos équipes en 3 mois, avec comme objectifs :

  • La rapidité de réalisation et la conception de solutions collant aux besoins opérationnels stricts
  • La formation des personnes concernées
  • La mise en place d’un référent pour chaque sujet

Résultats

L’accompagnement pour la mise en place de ces éléments de pilotage a été essentiel dans cette phase de changement important. En effet, réunir les personnes impliquées, formaliser les éléments de manière rigoureuse et apporter notre connaissance dans la planification des chantiers complexes ont été notre valeur ajoutée dans un contexte de très forte mobilisation des équipes.

Description

Dans le cadre d’un programme de développement, un équipementier de rang 1 était responsable d’un sous ensemble majeur de l’avion. Il devait faire face à plusieurs difficultés contextuelles

  • Périmètre de responsabilité élargi
  • Nouveaux procédés de fabrication en développement
  • Entreprise multi sites et 3-céphale

STEP Consulting a assisté cet industriel en mettant en œuvre un calendrier de décisions majeures permettant de sécuriser les jalons clés, assurer la convergence des acteurs, accélérer les décisions, maintenir la réactivité face aux imprévus …

Le périmètre englobait toutes les phase du programme en développement

  • Étude de faisabilité / concepts : préparation et dimensionnement des moyens de fabrication, (cadences de production, pyramide des tests, principes d’assemblage et gammes …)
  • Définition conjointe : grands arbitrages technologiques, principes de construction des matériaux, gel des interfaces et des enveloppes spatiales, nomenclature …
  • Développement : « Critical design review », « First Article Inspection »
  • Certification : qualification, préparation de l’entrée en service

Résultats

9 décisions majeures ont été ainsi jalonnées sur le planning programme …

La préparation a été lancée et accompagnée sur le premier jalon de la phase de concept (organisation de réunions, formalisation de documents de support, prise de notes et suivi de décisions …)